2 Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter (w/m/d) im zentralen Sekretariat von PTKA
KIT
Karlsruhe, DE
vor 4 Tg.

Tätigkeitsbeschreibung

Das zentrale Sekretariat des Projektträgers Karlsruhe (PTKA) dient als Hauptzugang zu den Dienstleistungen des PTKA. Es ist in der Regel durch zwei Personen besetzt und bündelt generelle Anfragen, die telefonisch, schriftlich oder elektronisch eintreffen und stellt den zentralen Eingang von Besuchern und Kunden des PTKA dar.

Auch der zentrale Posteingang und dessen Erfassung sowie Verteilung obliegt dem zentralen Sekretariat. Im Bedarfsfall unterstützt das zentrale Sekretariat die Administration des Eingangs von Skizzen und Neuanträgen bis zur Erstellung der finalen Fassung der Zuwendungsbescheide nach Abschluss des Bewilligungsprozesses von Anträgen.

Die Tätigkeit erfordert aufgrund der Diversität an Aufgaben und der damit verbundenen unvermeidlichen täglichen Herausforderungen fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im modernen Office Management, insbesondere im Vorlagenmanagement von Dokumenten.

Hinzu kommt, dass Sie im Rahmen eines PTKA-internen Entwicklungsprojektes an der schrittweisen Entwicklung von Prozessen und deren Beschreibung (u.

a. als Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisungen, Formblätter), die auch Eingang in das Qualitätsmanagementsystem des PTKA Eingang finden sollen, mitarbeiten und diese nachfolgend durchführen.

Insbesondere wirken Sie im Entwicklungsprojekt "elektronische Vorhabenakte" mit, was Tätigkeiten wie die Digitalisierung des zentralen Posteingangs und die Pflege von Dateiablagesystemen einschließt.

Abgerundet wird Ihr Tätigkeitsfeld durch die Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie den Betrieb des zentralen Abwesenheitskalenders, die Erfassung von Dienstreisen oder die Unterstützung im Bereich des Veranstaltungsmanagements.

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