Abteilungssekretär/in und Projektassistent/in
DLR
Bonn
vor 3 Tg.

Das im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) angesiedelte Raumfahrtmanagement vertritt die Interessen der Bundesrepublik Deutschland bei der Europäischen Weltraumorganisation ESA.

Die Abteilung ESA-Angelegenheiten hat dabei die zentrale Aufgabe, eine mit den Entscheidungsträgern aus der Politik abgestimmte deutsche Position für alle ESA-Gremien zu erarbeiten.

Aufgabe der ESA ist es, die Entwicklung der europäischen Raumfahrt zu koordinieren und zu fördern. Aktuell gehören der ESA 22 Mitgliedstaaten an.

Indem sie die Finanzmittel und das Know-how der einzelnen Länder koordiniert, ermöglicht sie die Realisierung von großen und sichtbaren Programmen und Projekten.

Als Sekretär(in) / Projektassistent(in) sind Sie schwerpunktmäßig zuständig für die

  • Durchführung von ESA-Programm- und Projektassistenztätigkeiten
  • Erstellung der Kommentierten Tagesordnung , u.a. für die Sitzungen des Ausschusses für Finanzen (AFC), des ESA-Rates, der ESA-Rats Arbeitsgruppe (CWG) und des Ausschusses für internationale Beziehungen (IRC)
  • Vorbereitung und Verwaltung der Delegiertenakkreditierung bei der ESA und Führen der Delegiertenlisten
  • Unterstützung bei der Überwachung und Aktualisierung der Planungsdatenbank für den deutschen Beitrag zum ESA GSTP
  • Vorbereitung und Begleitung von Besprechungen und Tagungen
  • Organisation und Begleitung von Events sowie von nationalen und internationalen Konferenzen
  • Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten und Präsentationen, Auswertungen und Grafiken, Statistiken und Tabellen
  • Erstellung und Pflege von Teamsites
  • Erledigung sämtlicher Korrespondenz (mehrsprachig)
  • Terminmanagement
  • Postein- und Postausgang, Ablagemanagement
  • Empfang und Betreuung von in- und ausländischen Gästen
  • Koordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • Aufbereitung von Daten und Informationen
  • allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten
  • Pflege der Adressdatenbank
  • Budgetverwaltung und -controlling
  • Ressourcenplanung und -überwachung
  • Durchführung von Beschaffungen und Rechnungsprüfung
  • Gerätewirtschaft
  • Kalender- und Konferenzraumverwaltung, verbunden mit technischer Einrichtung von Videokonferenzen
  • IT-Management für die Abteilung
  • Verfolgung von Personalangelegenheiten und Bewerbermanagement für RD-RA
  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • langjährige Berufserfahrung, davon mindestens mehrjährig im Assistenzbereich
  • langjährige Kenntnisse und sehr sicherer Umgang mit MS Office-Standardanwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • einwandfreie Deutschkenntnisse
  • sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen
  • selbstständiges und strukturiertes Arbeiten
  • Flexibilität, Belastbarkeit und Lernbereitschaft
  • Teamfähigkeit, Engagement und hohe Sozialkompetenz
  • hohes Maß an Organisationsgeschick und Kommunikationsfähigkeit
  • Verhandlungsgeschick und Eigeninitiative
  • sicheres, souveränes und sympathisches Auftreten
  • sehr hohe Serviceorientierung und gute Umgangsformen
  • Die Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung gem. Sicherheitsüberprüfungsgesetz des Bundes wird vorausgesetzt.
  • idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der ESA, Ministerien sowie Wirtschaftsunternehmen
  • gute Kenntnisse der DLR-internen Organisations- und Arbeitsablaufstrukturen ist von Vorteil
  • idealerweise gute Kenntnisse der DLR-internen Tools : Webpostkorb, Postbox, Kaufhaus, Concludis, Cytric, Comet, Intranet
  • Erfahrung mit SAP ist wünschenswert
  • Erfahrung im Bereich Kommunikation und / oder Projektassistenz ist von Vorteil
  • idealerweise Erfahrung im Reisemanagement
  • Erfahrung im Aufbau und in der Anwendung von komplexen Datenbanken ist wünschenswert
  • Erfahrung in der Erstellung von kommentierten Tagesordnungen und Protokollführung von Sitzungen ist von Vorteil
  • idealerweise sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in der Erstellung von Statistiken und Tabellen
  • Grundkenntnisse über die Beschaffungsordnung des DLR-RFM ist von Nutzen
  • Erfahrung im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln (Online-Konferenzen, technische Begleitung von Veranstaltungen) ist von Vorteil
  • Bereitschaft zu Dienstreisen ist wünschenswert
  • Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert.

    Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können.

    Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Personen aller Geschlechter (m / w / d) sind wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik.

    Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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