Verwaltungsbeschäftigte/r im Lehrstuhlsekretariat (w/m/d)
RWTH Aachen University
Aachen, DE
vor 3 Tg.

Unser Profil

Der Lehrstuhl für Wirtschaftsgeographie ist eingebunden in das Geographische Institut der RWTH Aachen (mit insg. fünf Kostenstellen) und trägt zur anwendungsbezogenen, methodisch fundierten Ausbildung von Bachelor-

und Master-Absolvent / innen für eine große Bandbreite an Berufsfeldern im Bereich der Analyse, Bewertung und Planung räumlicher bzw.

regionaler Entwicklungen bei. Das Sekretariat des Lehrstuhls ist Knotenpunkt vielfältiger Kommunikations- und Verwaltungsprozesse, welche die Aufgaben der 6-

8 am Lehrstuhl tätigen Wissenschaftler / innen im Schnittpunkt von Lehre, (Drittmittel-finanzierten) Forschungsprojekten auf nationaler wie internationaler Ebene und Beratungsaufgaben für die Gesellschaft unterstützen.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation / Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation, gerne auch mit Berufserfahrung innerhalb oder außerhalb der RWTH Aachen.

Neben Kenntnissen der Büroorganisation haben Sie auch Erfahrung in finanzieller Projektabwicklung (Buchhaltung, Rechnungswesen).

Sie sind eine aufgeschlossene, kommunikative und Service-orientierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, die gerne im Team arbeitet und flexibel auf wechselnde Anforderungen einzugehen vermag.

Sie verfügen über sehr gute EDV-Kenntnisse (sicherer Umgang mit SAP sowie gängigen Office-Programmen wie Word, Excel, Outlook), und Sie können sich auch auf Englisch mündlich wie schriftlich gut ausdrücken.

Ihre Aufgaben

  • Zuverlässige Erledigung vielfältiger organisatorischer Aufgaben für den Lehr- und Forschungsbetrieb des Lehrstuhls (u.
  • a. Bearbeitung diverser Personalangelegenheiten bzw. Einstellungsverträge für studentische / wissenschaftliche Mitarbeiter / innen sowie der Bibliothek des Geographischen Instituts;
  • Verwaltung von Lehraufträgen)

  • Selbständige Haushaltsführung der Lehrstuhl-Kostenstelle sowie Führung bzw. finanzielle Verwaltung verschiedener Drittmittelkonten und -
  • projekte (z.B. Mittelabrufe und Verwendungsnachweise; auch Betreuung internationaler Vorhaben in englischer Sprache)

  • Administrative Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen, Exkursionen und Geländepraktika der Lehrstuhl-Mitarbeiter / innen
  • Verwaltung und Überwachung aller Finanztransaktionen über digitale Plattformen, v.a. SAP (z.B. Kontrolle der Buchungen)
  • Bearbeitung von studentischen Anfragen (per Telefon / Email) und Terminkoordination (Sprechstunden, Prüfungen)
  • Anschaffungsmanagement (Büromaterial und Medien)
  • Pflege der Organisationseinheit in RWTHonline, inklusive Rollenverwaltung für alle Mitarbeiter / innen
  • Medienbetreuung, Pflege der Lehrstuhl-Website im CMS (deutsche und englische Texte)
  • Unser Angebot

    Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.

    Die Stelle ist zum 02.01.2020 zu besetzen und unbefristet.

    Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.

    Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8 TV-L.

    Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.

    Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

    Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.

    Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

    Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

    Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

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